SECARA garis besar, manajemen absen adalah salah satu komponen penting dalam bidang pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) di sebuah perusahaan atau organisasi. Oleh sebab itu, tak heran jika banyak perusahaan yang memilih sistem manajemen absen yang efektif, seperti manajemen absen online. Berikut telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai aplikasi presensi online di bawah ini.

Apa Itu Manajemen Absen Online

Manajemen Absen Online, atau yang juga dikenal sebagai manajemen kehadiran online adalah cara untuk melacak kehadiran dan ketidakhadiran dari setiap karyawan. Cara ini digunakan untuk mencatat jam kerja karyawan (jam kerja dan lembur) serta merencanakan dan mengalokasikan waktu istirahat karyawan. Pada umumnya, perusahaan dapat melacak kehadiran karyawan dengan spreadsheet, kartu elektronik, biometrik (fingerprint), atau aplikasi perangkat lunak absen online.

Secara sederhana, manajemen absen online dapat dilakukan untuk melacak jam kerja karyawan. Solusi apa pun yang membantu memantau waktu yang dihabiskan karyawan di kantor disebut sistem manajemen absensi. Menariknya, manajemen absen ini tidak harus selalu berupa alat digital register kertas, karena ada juga manajemen absen berbasis Spreadsheet (Excel) serta software komputer lainnya. Seiring dengan teknologi yang berkembang dengan sangat pesat, perusahaan perlu mencari tenaga kerja yang besar dan terdistribusi, sehingga program untuk mencatat kehadiran harus mengimbanginya.

Hal ini telah memunculkan perangkat lunak khusus untuk pelacakan waktu karyawan, mulai dari perangkat lunak lokal hingga alat berbasis cloud dengan analitik canggih dan konfigurasi jadwal otomatis. Sistem manajemen kehadiran berbasis cloud menawarkan manfaat fleksibilitas, optimalisasi biaya, dan kemudahan akses di seluruh perangkat dan platform. Beberapa fitur yang lengkap membuat alat ini penting untuk organisasi modern.

Apa pentingnya Manajemen Absen Online?

Setiap organisasi harus memiliki aplikasi presensi online untuk karyawan. Sistem absensi ini harus mematuhi persyaratan ketepatan waktu yang berlaku secara umum, terlepas dari bagaimana perusahaan menerapkannya. Sistem manajemen absen yang baik memungkinkan perusahaan untuk menghitung jam kerja karyawan secara akurat. Ini sangat bermanfaat jika perusahaan memiliki banyak karyawan yang bekerja setiap jam.

Perusahaan harus dapat menghitung gaji yang tepat yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan. Selain itu, perusahaan juga perlu tahu apakah perlu membayarkan upah lembur kepada karyawan sesuai dengan waktu kerjanya. Jika Anda memiliki karyawan bergaji, Anda selalu dapat melihat seberapa sering karyawan bekerja. Hal ini terjadi karena program seperti ini dirancang untuk dapat merekam data dan mendokumentasikan waktu kerja karyawan.

Tak hanya itu saja, program manajemen absen online juga dibuat secara khusus agar perusahaan dapat mengetahui ketepatan waktu dari setiap karyawan. Fitur ini dapat berfungsi ketika program mendokumentasikan waktu kehadiran dan kepulangan karyawan setiap hari. Dengan fitur ini, maka perusahaan dapat melihat apakah seorang karyawan cenderung datang terlambat, tepat waktu, atau pulang lebih awal dari pekerjaan. Manajemen absen online juga memungkinkan perusahaan untuk melacak berapa hari libur (cuti) yang digunakan karyawan.

Apa saja jenis Aplikasi presensi online?

Biasanya, sejumlah software Sumber Daya Manusia atau HR sudah dilengkapi dengan fitur manajemen absensi. Namun, ada juga beberapa jenis software absensi yang dibuat secara khusus dan terpisah dari perangkat lunak lainnya. Terkadang Anda mungkin akan menemukan jenis software HR yang dilengkapi dengan sistem manajemen absensi, manajemen cuti, penilaian karyawan, serta pengelolaan tunjangan dan gaji. Di balik semua itu, umumnya aplikasi presensi online terdiri dari:

  1. Perangkat Lunak Absensi Biometrik

Sesuai dengan namanya, sistem absensi biometrik pada dasarnya dirancang agar dapat memverifikasi identitas karyawan dan mencatat waktu masuk dan keluar kerja karyawan dengan identifikasi tubuh seperti sidik jari. Sistem seperti ini memang sangat populer saat ini karena penggunaannya yang aman dan efisien. Selain itu, perangkat lunak absensi biometrik juga dapat mencegah adanya duplikasi data dan kecurangan.

Sistem absensi biometrik biasanya terintegrasi dengan sistem lain untuk mengelola data menjadi laporan yang jelas. Program pencatatan absensi menggunakan perangkat lunak ini bisa dilakukan dengan mudah dan juga terbukti sangat hemat biaya karena tidak ada biaya tambahan selain dari biaya mesin biometrik itu sendiri.

2. Perangkat Lunak Pelacakan Waktu Istirahat

Tidak peduli jenis pekerjaan apapun yang digeluti, semua karyawan pasti akan mendapatkan waktu istirahat. Saat ini ada banyak perusahaan atau instansi yang merasa perlu untuk melacak durasi istirahat dari setiap karyawan. Hal ini terjadi untuk menghindari karyawan yang memanfaatkan waktu istirahat secara berlebihan atau terlalu lama.

Untuk itu, aplikasi pelacakan waktu istirahat bisa menjadi solusi yang tepat. Dengan perangkat lunak seperti ini, perusahaan dapat mengetahui waktu absensi istirahat dan selesai istirahat sesuai dengan yang telah ditetapkan. Sistem seperti ini digunakan terutama di perusahaan di mana waktu yang dihabiskan untuk proyek sangat penting.

 3. Software Manajemen Kehadiran Online

Aplikasi presensi online adalah sistem manajemen program yang menunjang ketepatan waktu karyawan dengan berbagai fitur absensi. Karena sifatnya yang sepenuhnya daring, maka ragam fitur pada aplikasi presensi online ini menggunakan teknologi cloud untuk memastikan bahwa data kehadiran karyawan dapat diakses secara online dari hampir semua lokasi dengan koneksi internet.

Tak hanya itu saja, login dan logout pada aplikasi absen online juga dapat dilakukan dengan mudah hanya dengan mengklik tombol sehingga memberikan kenyamanan yang diharapkan banyak karyawan di era digital saat ini. Sistem seperti itu juga berguna ketika perusahaan memiliki sebagian besar karyawan yang bekerja dari jarak jauh, atau sedang menjalankan program kerja di luar kota.

Setelah mendapatkan garis besar tentang jenis aplikasi presensi online dan fitur utamanya, dapat diketahui bahwa jenis aplikasi yang satu ini layak dijadikan sebagai salah satu perangkat lunak pendukung SDM yang wajib bagi perusahaan. Perangkat lunak manajemen absen online memberikan efisiensi yang jauh lebih tinggi daripada sistem manual seperti pencatatan kehadiran. Hal yang juga perlu diingat adalah fakta bahwa software manajemen absensi yang terintegrasi dengan sistem SDM lain seperti manajemen cuti dan gaji memberikan sinergi yang jauh lebih tinggi daripada sistem manajemen kehadiran mandiri.

 

Fitur dari Aplikasi presensi online

Ada beberapa fitur yang umumnya dihadirkan pada aplikasi presensi online, baik itu software manajemen kehadiran di lokasi atau berbasis cloud. Ragam fitur utama ini akan menjadi dasar pelacakan waktu setiap karyawan. Beberapa fitur utama yang umum ditemukan dalam aplikasi ini antara lain adalah:

  1. Pencatatan Waktu Masuk dan Keluar

Ini adalah fitur manajemen kehadiran yang penting. Hal ini karena karyawan hanya dapat masuk, mencatat waktu istirahat, dan keluar setelah hari kerja selesai, menggunakan pembaca kartu magnetik atau nomor telepon yang dipersonalisasi. Pembaca kartu berguna karena mengurangi risiko penipuan atau pencatatan jam kerja “proxy”.

2. Manajemen Cuti

Share:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *