JIKA kamu sudah lama berkecimpung di dunia human resources, jadwal kerja karyawan tentu menjadi hal yang tidak asing dalam hidupmu. jadwal kerja karyawan atau jadwal kerja biasanya digunakan perusahaan untuk melakukan perhitungan gaji karyawan berdasarkan jam kerjanya. Dengan adanya jadwal kerja tersebut, operasional perusahaan terkait sistem penggajian dapat berjalan dengan lebih cepat dan praktis, apalagi jika kamu menggunakan aplikasi buat jadwal kerja yang memiliki fitur jadwal kerja dan perhitungan secara otomatis. Hal ini tentu memungkinkanmu untuk menghitung gaji dengan lebih efektif dan efisien.

Selain itu, jadwal kerja juga digunakan untuk mencatat data proyek, klien, dan pekerjaan lainnya yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja. Jadi, selain untuk menghitung jam kerja karyawan, jadwal kerja juga menjadi dokumentasi kegiatan karyawan selama bekerja di perusahaan. jadwal kerja sendiri memiliki berbagai jenis dan digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Sebelum membahas lebih jauh, ada baiknya kita mengenal dan memahami pengertian jadwal kerja, dimulai dari kegunaan hingga fungsinya. Langsung saja, simak ulasannya berikut ini!

Apa yang Dimaksud dengan Jadwal Kerja?

Istilah “jadwal kerja” atau “time-sheet”berasal dari kata dalam bahasa Inggris yang memiliki arti selembar kertas yang digunakan oleh seorang karyawan untuk merekam jumlah jam kerja. Secara sederhana, jadwal kerja adalah dokumen atau file yang berisi data jam masuk dan jam keluar karyawan. jadwal kerja karyawan merujuk pada media berupa fisik maupun virtual yang digunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. Biasanya, jadwal kerja karyawan juga disebut dengan lembar kerja karyawan.

Hal-hal yang dicatat dalam jadwal kerja karyawan antara lain adalah jam masuk, jam keluar (pulang), tugas yang dilakukan, proyek, klien, dan hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan di kantor. jadwal kerja menjadi dasar penghitungan jumlah jam kerja yang menentukan jumlah gaji yang diterima oleh karyawan. Oleh sebab itu, proses pengisian jadwal kerja harus dilakukan dengan teliti untuk menghindari terjadinya kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian.

Saat ini, terdapat beberapa jenis jadwal kerja karyawan yang digunakan oleh perusahaan, misalnya jadwal kerja kertas yang berbentuk punch card, jadwal kerja Excel atau spreadsheet, dan jadwal kerja digital berupa software atau aplikasi buat jadwal kerja pada gadget/komputer. Secara sederhana, jadwal kerja bekerja dengan cara mencatat waktu kehadiran karyawan setiap harinya. Jika perusahaan menggunakan cara manual, karyawan yang datang akan mencatat waktu kehadiran dalam sebuah kolom pada kertas yang sudah disediakan. Sementara itu, jika perusahaan menggunakan sistem yang lebih modern seperti aplikasi buat jadwal kerja, jadwal kerja dapat berupa fingerprint atau media absensi lainnya.

Apa Kegunaan Jadwal Kerja?

Setelah memahami apa yang dimaksud dengan jadwal kerja, saatnya ketahui apa kegunaan jadwal kerja. Fungsi utama jadwal kerja adalah membantu Anda menjaga efektivitas kerja karyawan agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. Anda dapat menganalisis apakah beban kerja yang diberikan kepada karyawan sudah sesuai, terlalu banyak atau malah terlalu sedikit.

Kemudian, seiring bertumbuhnya perusahaan, Anda akan mulai sulit mengawasi kegiatan yang dilakukan karyawan dan keberadaan mereka selama jam kerja. Padahal, kehadiran karyawan dan penggunaan waktu yang efisien berkaitan erat dengan produktivitas kerja.

Bagaimana jika karyawan sering datang terlambat, pulang lebih cepat, bahkan tidak benar-benar bekerja saat jam kerja? Solusinya, pemilik bisnis atau HR Manager dapat meminta karyawan untuk mengisi jadwal kerja secara rutin setiap hari.

Jadwal kerja juga merupakan dokumentasi absensi karyawan. Oleh sebab itu, manfaat yang dirasakan tergantung metode apa yang diaplikasikan. Secara umum, berikut adalah beberapa manfaat jadwal kerja bagi perusahaan.

  1. Time Management Karyawan

Fungsi pertama dari jadwal kerja adalah sebagai manajemen waktu karyawan dan berhubungan dengan efektivitas kerja. Dengan menggunakan jadwal kerja, tim HR bisa melakukan pemantauan atas efektivitas kerja karyawan setiap harinya. jadwal kerja dapat berfungsi sebagai time tracking yang nantinya menjadi dasar perhitungan gaji. Time tracking tersebut mencakup beberapa hal, seperti waktu masuk dan keluar karyawan, lamanya waktu lembur, cuti, dan lain sebagainya.

  1. Data dalam Proses Payroll Karyawan

Upah ataupun gaji menjadi salah satu hak karyawan yang wajib dipenuhi perusahaan. Oleh sebab itu, perhitungan gaji atau proses payroll dalam suatu perusahaan harus dilakukan secara transparan dan sesuai dengan perjanjian kerja yang disepakati. Dalam hal ini, jadwal kerja berfungsi untuk menampilkan jumlah jam kerja ataupun jam lembur karyawan yang akan menjadi dasar perhitungan gaji yang akan dibayar oleh perusahaan.

  1. Informasi Mengenai Kinerja Karyawan

Fungsi ketiga dari jadwal kerja adalah untuk menampilkan dan memberikan penilaian performa karyawan dari efektivitas kerjanya. Selain itu, data yang ada dalam jadwal kerja juga bisa menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum memberikan tugas tambahan pada karyawan. Pertimbangan tersebut juga bisa menjadi faktor penilaian mengenai banyaknya beban kerja yang diberikan pada karyawan. Jika terlalu banyak, performa karyawan tentu menjadi tidak maksimal. Sebaliknya, beban kerja yang terlalu sedikit perlu mendapat penyesuaian.

  1. Meningkatkan Transparansi Kerja

Dengan adanya time tracking lewat jadwal kerja, secara otomatis perusahaan menjadi lebih transparan. Anda mulai memahami pola aktivitas yang dilakukan karyawan dan memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di puncak proses kerja. Sedangkan karyawan menyadari bahwa mereka perlu melaporkan jam kerja dan berusaha seproduktif mungkin.

  1. Meningkatkan Project Management

Jadwal kerja membantu Anda menganalisis keseluruhan proyek dan dikelola menuju bisnis yang lebih menguntungkan.

Misalnya, dengan menganalisis penggunaan waktu, Anda mengetahui siapa yang memberikan impact terbaik dan siapa yang terlalu banyak mengemban beban kerja, sehingga selanjutnya bisa lebih tepat menempatkan karyawan sesuai keterampilan dan berbagi tugas secara merata.

Jenis-Jenis jadwal kerja

Setelah memahami kegunaan jadwal kerja, saatnya ketahui jenis-jenis jadwal kerja.

  1. Jadwal Kerja Kertas (Hard Copy)

Jenis  jadwal kerja yang pertama adalah jadwal kerja kertas. Sama seperti namanya, jenis jadwal kerja ini berbentuk kertas (hard copy). Sebelum adanya jadwal kerja digital, jenis jadwal kerja ini sudah lebih dulu digunakan. Sayangnya, jenis jadwal kerja ini mempunyai beberapa kelemahan, seperti proses pendataan yang lebih lama dan rentan terjadi kesalahan. Selain itu, karena berbentuk kertas, jadwal kerja ini lebih sulit untuk disimpan dan berpotensi hilang.

Share:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *